Viele Unternehmen sind vom Versprechen des Process Mining fasziniert. Endlich reale Abläufe sichtbar machen, Varianten und Engpässe erkennen, Zeitfresser analysieren und Verbesserungspotenziale finden. Doch Enterprise-Tools sind oft komplex, erzeugen hohe Lizenzkosten und laufenden Betriebsaufwand und ihre Einführung ist schwergewichtig.

Doch es geht auch anders – punktuell, bedarfsgerecht und ohne eigene Software:

1. Prozessdaten exportieren
2. Eventlog modellieren
3. Analysen durchführen
4. Potentiale präsentieren
5. Maßnahmen initiieren

So gehen Sie dazu vor – Schritt für Schritt:

1. Prozessdaten exportieren

Identifizieren Sie die Systeme mit den relevanten Prozessdaten: Aktivitäten (Events), Vorgangs-Nr. (Case-ID), Zeitstempeln, Statusinformationen und beschreibenden Attributen – typischerweise aus Ticketsystemen, ITSM-Tools, ERP-Systemen, Workflow-Tools oder Application-Logs.
Exportieren Sie diese Prozessdaten (Rohdaten).

2. Eventlog modellieren

Überführen Sie Ihre Prozessdaten (Rohdaten) in das process-mining-konforme Eventlog-Format:

Event; Case-ID; Timestamp; Status; Attributes;

Übergeben Sie das Eventlog an einen Data Analyst zur Datenanalyse.

3. Analysen durchführen

Stellen Sie Prozesspfade, Varianten, Durchlaufzeiten und Engpässe visuell dar. Bewährt haben sich dazu Prozessgraphen, Matrizen, Heatmaps, Pareto Diagramme und Reihenfolgenverläufe.

Analysieren Sie, welche Varianten und Services besonders betroffen sind. Identifizieren Sie Aktivitäten, die Prozessschleifen, Rückfragen oder Verzögerungen erzeugen. Vergleichen Sie schnelle mit langsamen Abläufen und versuchen Sie, die Unterschiede zu verstehen.

4. Potentiale präsentieren

Präsentieren Sie die größten Potentiale mit visuell Diagrammen und mit konkreten Zahlen. Kombinieren Sie diese Daten mit Kosten und Aufwandsschätzungen, um mögliche Maßnahmen daraus zu begründen.

5. Maßnahmen initiieren

Initiieren Sie einzelne, gezielte Verbesserungsprojekte. Diese können beispielsweise die Automatisierung von Abläufen, die Anpassung von Prozessen, die Klärung von Schnittstellen oder den Schulungsbedarf betreffen.

Fazit:

Process Mining muss kein langwieriges Großprojekt sein. Mit diesem pragmatischen, leichtgewichtigen Ansatz erhalten Sie tiefe Erkenntnisse – ganz ohne Lizenzkosten und Betriebsaufwand.

Ihre Vorteile:

• Bedarfsgerecht – Process Mining nach konkretem Projekt und aktueller Situation.
• Keine Lizenzkosten – Sie sparen hohe Toolgebühren und Betriebsaufwendungen.
• Keine Toolbindung – Sie behalten die volle Kontrolle über Daten und Analyseweg.
• Schneller Start – Erste Ergebnisse in wenigen Tagen.

Viel Spaß bei Ihrem ersten Process Mining Projekt!