Ein effizienter Weg zum neuen ITSM-Tool
So wählen Sie das passende ITSM-Tool – ohne riesigen Anforderungskatalog.
Durch Interviews und Workshops sollen drei Arten von Kriterien identifiziert werden, die für das eigene Unternehmen von wesentlicher Bedeutung sind:
Recherchieren Sie eine erste Auswahl relevanter ITSM-Tools. Mögliche Quellen sind Herstellerseiten, Marktanalysen, Online-Datenbanken oder zertifizierte Tools (ATV). Wichtig ist: Die Longlist muss nicht vollumfänglich sein – sie soll den Raum möglicher Optionen öffnen, nicht erschlagen.
Ergänzen Sie die Liste um die identifizierten Kriterien (aus 1.) in einer Tabelle. Kennzeichnen Sie darin, welche Tools welche Kriterien und Anforderungen erfüllen und welche nicht. Hinweise dazu liefern öffentliche Quellen, wie die Produktwebseiten, Suchmaschinen und Bewertungsportale.
Auf der Shortlist verbleiben nur die ITSM-Tools, die alle K.O.-Kriterien und T&O-Anforderungen erfüllen. Das Ziel ist eine kurze Shortlist, seien Sie hier also mutig bei der Vorauswahl. Trotzdem muss jeder Ausschluss begründet werden können, also nicht willkürlich sein.
Lassen Sie die Hersteller die verbleibenden Tools anhand konkreter, realitätsnaher Anwendungsfälle (Use-Cases) live demonstrieren – ohne Hochglanzfolien. Dabei sollten die Schlüsselkriterien im Fokus stehen und anschliessend durch Ihr Team oder die Stakeholder einheitlich bewertet werden.
Holen Sie Angebote der verbleibenden Hersteller ein, die Sie mindestens ein mal verhandeln. Neben den Lizenzkosten, Kriterien und Anforderungen ist der Implementierungsaufwand ein wichtiger Faktor, der in die Bewertung und Entscheidung mit einfliessen sollte.
Erstellen Sie eine Entscheidungsvorlage mit Ihrer Empfehlung, die durch die Bewertungen, Aufwände und Kosten begründet ist.
Viele Unternehmen verlieren sich in Details und machen sich die Entscheidung dadurch unnötig schwer, abgesehen von monatelangen Verzögerungen im Auswahlverfahren. Vermeiden Sie diesen Fehler und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche:
So entsteht ein pragmatischer, effektiver Auswahlprozess für das passende ITSM-Tool, der zu einer fundierten Entscheidung führt, ohne die Organisation zu überfordern.
Wer dabei Unterstützung wünscht, etwa bei der Strukturierung der Kriterien, der Moderation von Workshops oder dem Feinschliff der Entscheidungsvorlage, profitiert von unserer Erfahrung aus vergleichbaren Auswahlprojekten.
RYOSHI begleiten Sie gerne bei der Toolauswahl. Dabei sind wir unabhängig, methodisch klar und verfolgen Ihre Ziele, ohne uns zu verzetteln.
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